Sistemas GED: Saiba o que é e qual a importância para empresas e para o terceiro setor

Por Mariana do Amaral Antunes

Você já ouviu falar em sistemas GED? Sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, são ferramentas cada vez mais indispensáveis para lidar com grandes volumes de informações dentro das empresas – incluindo as organizações do Terceiro Setor. Os softwares com módulo GED permitem gerar, controlar, armazenar, compartilhar, recuperar e, sobretudo, proteger documentos, fazendo com que seus usuários tenham acesso de forma rápida e segura a todas as informações corporativas.
Como ONGs, fundações e demais organizações do Terceiro Setor, independente do porte, muitas vezes possuem estruturas semelhantes às empresas, lidando com grande volume de informações, a utilização não só de um sistema que gerencie suas rotinas de forma integrada e eficiente, mas que possua também um modulo de arquivo virtual, se torna imprescindível.
A possibilidade de gerenciar documentos se faz necessária na gestão do conhecimento de uma organização pois permite organizar eletronicamente esse patrimônio, gerando ganhos em desempenho, produtividade, agilidade e segurança na hora de recuperar e  lidar com qualquer tipo de informação, independente do setor ou departamento.

A Fundação Eliseu Alves, de Brasília (DF), é uma das organizações que vem descobrindo as vantagens de informatizar seus processos, incluindo a parte de classificação e avaliação documental. A fundação está em fase de implementação do Master Manager, sistema de gerenciamento específico para o terceiro setor que possui módulos de protocolo e arquivo virtual, entre outros, que funcionam de modo integrado.
Para Riso Duarte Barbosa Filho, gerente financeiro da Eliseu Alves, o software tornou-se fundamental no desenvolvimento das rotinas de trabalho, já que antes o controle era feito por meio de planilhas, o que gerava dispersão, erros e problemas relativos à segurança da informação.
“A partir de sua implantação, todas as atividades relacionadas à gestão financeira e contábil dos projetos são feitas através deste, possibilitando,
de forma centralizada e rápida, o desenvolvimento de diversas atividades inerentes ao acompanhamento técnico- financeiro dos projetos, proporcionando um maior controle dos recursos disponíveis. Além de uma maior transparência, por meio do módulo web, no acompanhamento e gestão por parte de seus coordenadores”, explica.
Atualmente a fundação utiliza o módulo de projetos, e está em fase de adequação para utilização dos módulos de gestão de documentos.
“Tais adequações permitirão a gestão de todo o acervo documental da Fundação, possibilitando o controle da produção de documentos, por meio do uso de modelos e formulários; do trâmite dos processos e documentos, por meio do registro da movimentação interna; o controle de acesso a informações sigilosas; além de diversas atividades arquivísticas, tais como a classificação e avaliação documental”, conclui.
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